기록물관리 이론
분야
hwp이처럼 기록물보존소에서는 근본적인 작성동기에 해당하는 현용-준형용적 가치가 아니라 기록물관리적 가치, 특히 여러 차원의 다양한 연구목적에 유익할 수 있는 문서들만이 이관되며 이를 위해 사전에 영구보존 또는 폐기를 결정하는 선별작업이 전제된다.
오늘날 많은 국가에서 기록물보존소는 문화 또는 교육관련 정부부처의 관리감독을 받고 있다. 이는 이러한 국가들이 기록물을 문화유산이며 동시에 현용-준형용적 가치의 단계가 소멸되고 영구보존의 대상으로 선별되어 연구를 위해 자유롭게 열람되는 기록물로 구성된 기록문화유산 또는 학문연구의 수단으로 고려하고 있음을 의미한다. 따라서 최근 날짜의 문서들은 기록물에 포함되지 않으며, 이 경우 오히려 ‘가능성이 높은’ 기록물에 불과할 뿐이다.
2. 문서주기 : 생산에서 영구보존(또는 폐기)까지
현대의 기록물관리학에서는 문서가 구체적인 목적이나 이도로 작성된 이후 폐기 또는영구보존의 최종단계에 도달하기 이전까지 아래의 3단계를 거치는 것으로 간주한다.
2-1. 현용기록물 단계
문서주기의 첫 번째에 해당하는 현용적 가치의 단계, 즉 업무상의 현용적 가치를 가진 모든 문서는 현용기록물로 정의된다. 반면 기록물의 용어를 생산부서의 이해관계가 거의 소멸된 이후에 영구보존을 목적으로 선별된 대상에만 사용한다면 이 단계의 문서들은 현용등록물로 불린다.
2-2. 준현용기록물 단계
준현용기록물 단계의 문서들은 현용기록물 단계와 마찬가지로 이들을 생산한 부서나 기관이 관리한다. 첫 번째 단계의 문서들이 이들을 직접 생산한 부서들의 활용 중심적인 관리에 속한다면, 두 번째 단계의 문서들은 이러한 생산부서들의 상부조직차원에서 보존 중심적으로 관리된다.
2-3. 역사기록물 단계
문서들에 언급된 내용의 현용-준현용적 가치나 기능이 소멸되면 기록물관리의 다름 단계인 선별작업을 거친다. 궁극적인 가치를 상실했거나 또는 덜 유익한 문서들은 폐기된다. 반면 역사-문화적인 목적이나 법-행정적 차원에서 매우 중요하다고 판단되면 영구보존을 위해 역사기록물 단계 또는 기록물 단계로 이전된다.
3. 행정문서관리