기록물관리 이론 보고서
분야
hwp과거 정리방식에 대해 좀 더 자세하게 살펴본다면, 먼저 연대기적 방식을 볼 수 있다. 연대기적 방법은 문서를 날짜순으로 배열하는 것이다. 이때 날짜는 문서가 등록된 순간의 날짜이며, 정리대상의 모든 문서를 날짜시스템으로 변환해야하는 방식이다. 두 번째, 인명알파벳 방식은 내용·업무 관련 문서를 수발한 인물 이름을 기준으로 정리하는 것이다. 17-18세기엔 세례명 알파벳 순서였다면 오늘날엔 ‘성’을 기준으로 한다. 세 번째, 지명의 알파벳 순서나 북에서 남, 동에서 서로 이어지는 기준에 따라 정리하는 지리적 구분 방식이다. 이 방법은 지역, 국가 등의 지명 변화에 대한 주의가 필요하다. 네 번째, 자료별 방식은 오늘날 사용되는 원질서 원칙이 도입되기 전까지 사용되던 방식이다. 다른 용어로는 주제별 방식, 관계원칙의 방식이라고도 불린다. 이 방식은 계몽주의 사상의 성립과 함께 등장한 것으로, 역사기록물 보존소의 모든 기록물을 기록물관리전문가에 의해 마련된 분류표에 기초해 주제에 따라 정리한다. 이때, 자료 정리 방식은 기록물을 여러 부서에서 유래한 문서의 혼합이라고 할 수 있으며, 생산부서와의 관계를 차단한 후 도서관 정리방식과 유사한 방식으로 진행해나간다.
2. Archives의 성격과 정의 : 기록물관리를 위한 ‘장소’에서 ‘문서들 전체’
중세 유럽의 기록물관리에서는 ‘Archives’를 공문서를 보관하고 공신력을 부여하는 장소, 즉 공문서가 보관된 공적인 장소로 정의했다. 또한 18세기 이전까지의 전통사회에서는 Archives에 대해 대체로 개인의 문서들은 포함되지 않은 공적 문서만을 의미했다. Archives에 대한 권리 역시 교회 고위성직자, 황제, 군주들인 권력자에게만 속한 것 이라고 생각했다. 이 시기는 문서가 권력의 기록된 상징으로서 대외적인 공신력을 갖고 있었기 때문에 권력자에게만 문서에 대한 권리를 인정한 것이다. 18세기에 이르면서 Archives는 과거 기록물 보존을 위한 장소의 개념에서 유기적 관계의 문서전체의 개념으로 발전하게 되었다. 그러나 아직도 개인문서가 기록물에 포함되지 못했다. 기록물에 개인 문서의 포함을 주장하는 학자들도 존재했지만 대체적으로 Archives를 개인·조합·마을에서 생산된 문서는 제외한 채 공권력에 의해 작성된 문서만을 포함했다.
19세기에 이르면, 프랑스혁명으로 인해 기록물의 문화적 가치에 대한 평가와 학문 차원에서의 원칙이 등장하게 된다. 혁명으로 인해 점차 국가 정체성을 인식하기 시작하면서 국가단위의 역사연구들이 진행된다. 이러한 흐름은 기록물관리에도 적용되어, 기록물 역시 한 군주의 소유가 아닌 국가 소유라는 개념이 등장한다. 20세기 전반 기록물에 대한 공통적인 정의는 공공기관 및 사기관의 기록물, 기록물 전체, 다른 문서들과의 유기적 관계, 기록물의 법적·행정적 가치 이외의 문화 역사적 가치, 문서들의 정리된 상태를 포함한다. 1899년 네덜란드에서 기록물은 개인·공공기관이 업무·행정에서 작성하거나 인쇄 후에 생산기관·부서에서 관리되는 문서 전체를 의미한다고 정의했다. 즉 활동의 결과로서 내부생산기관과의 유기적 관계를 이룬다고 정의했다.
오늘날 기록물관리이론에서는 유기적관계성·자발적 형성을 수용하면서 기록물이 실제적이고, 법적·행정적 유용성을 위해 생산되며, 이로 인해 기록물 관리적 가치를 획득한다고 본다. 최초 정리 작업에서 형성된 신뢰성·법적 효과의 양산을 지속적으로 유지함에 따라 법-행정적 목적이 문서에 영구적이고 필수적인 특성을 부여하는 것이다. 오늘날 기록물의 가치는 역사-문화적 가치에만 치중된 것이 아닌 실제적이고 법적·행정적인 가치와 함께 상호관계에서 형성된 내적 관계에 근거한다.
3. 현대의 기록물 정리방식 : ‘원질서 유지 또는 재구성의 원칙
기록물은 실제적·법적·행정적 활동의 결과로 생산된 문서들 전체이기 때문에 서로 유대관계를 이루고 있다. 기록물 정리는 이러한 유대관계를 유지하기 위해, 생산단계에서 획득된 질서인 원질서를 유지하고 재구성할 필요가 있다. 이를 위해서는 주제별정리가 아닌, 출처가 다른 여러 문서들이 혼합되지 않으면서도 생산부서의 등록 절차를 통해 문서에 부여되었던 질서를 유지하는 방식이 필요하다.
기록물 정리는 단순한 정리가 아닌 작성당시의 질서에 따라 재정리하는 것으로, 작성순간 부여된 구조·직무·절차에 기초한 생산기관 기능방식을 반영해 정리해야한다. 원질서를 완벽하게 재구성하는 것이 항상 가능하진 않다. 가능하더라도 매우 복잡하고 인내가 필요하다. 생산기관·부서의 구조, 조직, 기능 방식 등을 다양하게 파악하는 것이 중요하며 이런 정리방식이 불가능 할 경우 부분적으로나마 다른 연대기적 방법 등의 주제별방식을 사용하는 것이 최선이다.