기본 적인 아카이브즈 원칙들
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· 아카이브즈 이념의 출현 및 미국의 아카이브즈 원칙
초기 문명 시대부터, 각국의 정부는 공통적으로 그들의 공적인 기능이나 파일 정리 방법에 따라서 중요한 기록물들을 보존하고 조직하는 시스템을 사용해 왔다. 최초의 중앙집중적 국립 아카이브즈는 1794년 프랑스에서 창설되었다. 1881년에 독일 아키비스트들은 출처의 원칙과 원질서의 원칙을 결합시킴으로써 모든 단계에서의 아카이브즈 정리 방법 형식을 갖추었다.
아카이브즈 정리의 원칙은 네덜란드 아키비스트들이 1898년 ‘아카이브즈의 정리와 기술을 위한 매뉴얼(Manual for the Arrangement and Description of Archives)’에서 최종적으로 명문화되었다. 저자들은 서두에서 “아카이브즈 컬렉션은 같은 원천이나 생산기관으로부터 나온 하나의 유기적 총체이다”라고 선언했다. 아카이브즈에 대한 저술에서 “유기적”이라는 용어가 반복 사용되는 것은, 인위적으로 묶어주는 것과는 반대로 아카이브즈 컬렉션 속의 문서들은 각각의 문서에 들어있는 정보를 넘나드는 방식으로 서로 관련되어 있다는 사실을 강조하고 있는 것이다.
미국 최초의 주립 아카이브즈는 1901년에 설립되었다. 20세기 초까지 주요 공공, 학술 도서관들이 명문가나 개인들로부터 매뉴스크립트를 수집하고 있었다. 미국의 도서관이나 역사 협회는 새로운 아카이브즈 관행을 만들어 내기보다는, 유럽의 유명한 희귀본 도서관이나 매뉴스크립트 보존소의 전통에 의존하였다.
이후 미국에서는 국립기록보존소를 설치하여 그 조직의 원칙으로 출처와 원질서를 받아들였다. 등록 제도가 없었던 미국적 상황에 이런 원칙을 적용시키는 것은 곧 시련에 부딪혔다. 정부는 “기록물 군”에 따라 조직하도록 하였다. 기술이라는 측면에서 국립기록보존소의 기본적인 검색 도구는 카드식 목록이 아니라, 각 기록물 군에 대한 팜플렛 형식의 기술형 인벤토리였다. 국립기록보존소에 의해 발전된 이 기술은 각 주의 아카이브즈, 지역 아카이브즈와 기관 아카이브즈에 의해 널리 채택되었다. 이후 자동화된 정보 교환의 세계에서 이러한 원칙들은 현대의 기술들과 결합되었다.
· 출처의 원칙
출처의 원칙이란 본질적으로 하나의 기록물 생산자에 의해 생산된 아카이브즈는 다른 기록물 생산자의 것과 뒤섞이면 안된다는 것을 의미한다. 출처는 생산자와 기증자가 다른 경우, 일차적으로 기증자보다는 생산자를 우선으로 한다. 출처의 원칙은 기록물 보유자보다는 기록물 생산자를 중시하고, 기록물과 그 생산자 사이의 관계를 강조한다는 점을 이해하는 것이 중요하다. 출처의 원칙은 아카이브즈의 조직을 복잡하지 않게 해주고, 보존소 소장물에 대한 기술을 간단히 할 수 있도록 만들어준다.
출처의 원칙에서 중요한 것은 기록물 생산 목적을 갖는 가장 작은 단위의 “사무실”의 정의이다. 이에 대한 정의는 나라마다 다르고, 시대에 따라 다르게 변화하였으나 일반적으로 행정적인 의미에서 출처의 개념은 규정된 일관된 기능이 있고, 그 기능에 대해 실질적인 책임을 지는, 확인할 수 있고 상대적으로 안정된 가장 작은 조직 단위까지 두루 적용되어야 한다는 것이다.
· 원질서
원질서의 원칙은 일반적으로 출처에 따라 조직된 시스템 내에서의 기능을 의미한다. 이는 특정 기록물 시리즈와 그들의 상호관계를 포함하여 정부 단위의 전체적인 파일링 구조를 보존하기 위해 고안되었다. 출처의 원칙이 기록물 생산자나 기능적 활동을 강조하는데 반하여, 원질서의 원칙은 주로 기록물 관리나 파일링 시스템과 관련된다. 아키비스트는 기본적으로 일관된 파일링 시스템을 유지하려는 경향이 있다. 기록물이 보존되어 온 방식이 이용에 크게 방해가 되지 않는다면, 원질서는 일반적으로 유지된다.
하지만 그들이 입수한 자료들이 무질서한 상태로 입수되는 경우가 많이 발생하여 원질서의 원칙을 벗어나는 것이 옳은 것인지, 또한 벗어난다면 어디까지 벗어나야 하는지에 대해 판단해야 하는 상황에 놓여졌다. 이에 1898년 작성된 네덜란드 매뉴엘에서는 “본래의 문서 관계를 보존하고, 생산이나 활용에 대한 정보, 또는 기록물 속에 문서화 된 활동에 대한 정보를 제공하거나, 그 활동의 편견 없는 증거로서, 아카이브즈로서의 가치에 보탬이 되어야 한다.”라고 말하고 있다.