기본적인 아카이브즈 원칙들
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hwp출처의 원칙
출처의 원칙은 간단히 말하면 본질적으로 “하나의 일정한 기록물 생산자에 의해 생산된 아카이브즈는 다른 기록물 생산자의 것과 뒤섞이면 안된다.”는 것을 의미한다. 예를 들어 Saratoga주 자연자원부(Department of National Resource)로부터 나온 공원 관련 기록물은 주(州) 운송부(Department of Transportation)에서 나온 공원 관련 기록물과 같이 편철되어서는 안된다.
또한 출처의 원칙은 기록물 보유자보다는 기록물 생산자를 중시하고, 기록물과 그 생산자 사이의 관계를 강조한다는 점을 이해하는 것이 중요하다. 출처는 “역사적인 자료에 대한 정보와 그것들이 만들어진 상황에 대한 정보의 통합을 추구하는 개념”이라 할 정도로 아키비스트는 각각의 기록물 세트에 대해서 자료 그 자체와 그것들이 생산된 상황을 충분히 이해할 필요가 있다.
아키비스트들은 출처 원칙의 정당성을 수없이 주장해 왔는데, 그 중 가장 핵심적인 실제적 주장은, 하나의 기록물 세트가 물리적으로 그리고/혹은 행정적으로 한 장소에 놓여야 한다는 것, 그리고 위치의 선정은 지적인 정리와 기술에 강하게 영향을 끼친다는 것이다. 출처의 원칙은 어떤 고안된 분류시스템 대신 생산자나 원천의 개념을 받아들인 것이다. 게다가 출처의 원칙은 아카이브즈의 조직을 복잡하지 않게 해주고, 보존소 소장물에 대한 기술을 간단히 할 수 있도록 해준다.
자동화가 이루어지면서, 그것의 물리적 위치에 대한 고려없이도 서류상 여러 가지 다양한 방법으로 정리할 수 있게 되었기 때문에, 출처 원칙의 정당성은 단순한 편리함 이상의 것이 되어야 하며 또 실제로 그렇기도 하다. 기본적인 핵심은 출처의 원칙이 아카이브즈와 현대의 매뉴스크립트를 보유하는 데 개념적으로 가장 적절한 방법으로 남아있다는 점이다. 바로 그것이, 어떤 기록물 군이건 그 속에 내재되어 있는 핵심 정보, 즉 기록물을 생산하도록 이끈 조직의 상황과 활동의 과정을 온전하게 보존하는 방법이다. 이것이 바로, 가장 넓은 범위에서부터 각각의 활동에 이르기까지, 기록물 조직의 원칙으로서 출처의 원칙을 적용시키는 것을 근본적으로 정당화해주는 이유가 된다.
이론상, 출처의 원칙은 정부의 두 부처의 기록물은, 그 두 부처 내에 같은 주제나 같은 프로그램과 관련된 특정 기록물 세트가 존재한다 할지라도, 따로따로 보존되어야 한다는 것을 의미한다. 이것이 출처의 원칙을 적용하는 가장 기본적인 방식이다.
행정적인 의미에서 출처의 개념은 규정된 일관된 기능이 있고, 그 기능에 대해 실질적인 책임을 지는, 확인할 수 있고 상대적으로 안정된 가장 작은 조직 단위까지 두루 적용되어야 한다는 것이다.
그러나 출처라는 개념이 조직 구조뿐만 아니라 활동과 기능에도 적용된다는 점을 이해하는 것이 또한 중요하다. 이것은 출처가 기록관리의 기본 단위, 즉 시리즈에 적용될 수 있다는 의미이다. 한 과 내의 특정 기능으로부터 만들어진 파일 시리즈는 다른 기능을 문서화한 파일들과 섞여서는 안된다. 비록 조직적인 구조가 관여되지 않았다 할지라도, 이것이 분리되어 파일링 되었다면 그 두 프로그램의 기록물들은 분리하여 보존되어야 한다. 출처와 그 역사적 기원의 가장 중요한 측면은 기록물 생산자의 통합과 관련되지만, 실질적인 목적에서는, 현대의 기록물에서 기록물 생산 활동을 뚜렷하게 구별짓는 것에까지 확대된다. 조직, 기능, 활동 이 세 가지를 동시에 문서화함으로써, 출처는 일정 기간에 걸쳐 이루어진 변화를 기록으로 남기는 것이다.
원질서
독일에서 공식화된 것처럼 원질서의 원칙은, 기록물은 “관련 기관의 공식적인 활동 과정에서 부여받은 순서와 지시대로 보존되어야 한다.”고 규정하고 있다. 원질서는 일반적으로 출처에 따라 조직된 시스템 내에서의 기능을 의미한다. 또한 원질서의 원칙은 상자나 캐비넷 안에 들어 있는 파일 폴더 내의 흩어진 문서를 보존하는 것 같은 실무에 잘 적용된다는 사실이 입증되었다.
원질서의 원칙은 특정 기록물 시리즈와 그들의 상호관계를 포함하여 정부 단위의 전체적인 파일링 구조를 보존하기 위해 고안하였다. 출처의 원칙이 기록물 생산자나 기능적 활동을 강조하는 데 반하여, 원질서의 원칙은 주로 기록물 관리나 파일링 시스템과 관련된다. 기록물이 보존되어 온 방식이 이용에 크게 방해가 되지 않는다면, 원질서는 일반적으로 유지된다.
보존소는 출처의 원칙은 완벽하게 지킬 수 있었지만, 원질서의 원칙은 무시해 왔다. 전자와 달리 후자의 원칙은 항상 약간의 융통성을 가지고 있었다. 아키비스트는 그들이 입수한 어떤 파일링 시스템이 일관성이 없거나 더 이상 포괄적이지 못하다는 사실을 인식하게 된 것이다. 또 다른 경우는 기록물이 무질서한 상태로 입수되는 바람에 아키비스트가 그들 스스로 시스템을 개발해야 하는 경우도 있었다.
이론상 원질서는 그것이 특정한 조건을 만족시킨다면 유지되어야 한다. 그 질서는
본래의 문서 관계를 보존하고
생산이나 활용에 대한 정보, 또는 기록물 속에 문서화된 활동에 대한 정보를 제공하거나 또는
그 활동의 편견 없는 증거로서, 아카이브즈로서의 가치에 보탬이 되어야 한다.
원질서를 기본적으로 정당화 시키는 것은, Jenkinson의 말에 따르면, “그 아카이브즈가 본래 종사했던 행정적 목적을 드러내 준다는 점”이다. 복합적인 자동화 데이타베이스에 적용하기는 분명 어렵다.