의사소통 활성화 방안을 기술하세요 조직에서의 의사소통의 기능
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조직에서의 의사소통의 기능
조직 생활에서 의사소통은 조직구성원 간의 정보교환 및 조직 환경과 상호작용 하는데 중요한 역할을 한다. 기업 내의 효과적인 커뮤니케이션은 능률증대와 종사원의 사기향상 및 과업의 효과적인 달성을 이룩하는데 공헌하고 있으며, 개개 종사원의 의무와 과업달성의 수단을 이해하고 조 직계층의 대인관계에서 수평·수직적으로 야기되는 복잡한 관계를 해결하고, 또 조직목표에 종사원의 행동을 일치시키는 수단으로 이용된다는 점에서 그 중요성이 인정되고 있다.
더불어 조직 내에서 의사소통의 주요 기능으로 구성원들의 감 정을 표현하고 사회적 욕구를 충족시키는 수단으로 해석할 수도 있다. 구성원들은 자신의 집단 내에서 의사소통을 통하여 관리자 또는 동료들과 고충이나 만족감을 표현한다. 즉, 의사소통을 통하여 자신의 감정을 표출하고 다른 사람들과 교류를 넓게 해 나아간다. 둘째, 의사소통은 구성원들의 조직수반을 촉진시킨다. 구성원들에게 명령하고 성과에 대하여 보상 평가하며 직무를 설정하고 교육훈련을 실시하는 것과 같은 리더십 행동은 의사소통을 필요로 한다. 셋째, 의사소통은 의사결정을 하는데 주요한 정보기능을 담당하게 된다. 이러한 경우, 의사소통은 주로 기술적 수단을 이용한다. 그러므로 이 분야에 대한 실증적 연구는 정보처리 활동과 의사소통 채널이 개인 진단 그리고 조직의 의사결정에 필요한 정보를 정확히 전달하기 위한 개선방안들이 실천되어 왔다. 넷째, 의사소통은 조직구성원들의 행동을 통제하는 기능을 발휘한다. 예를 들어, 조직은 공식적인 의사소통 경로를 설계함으로써 구성원들의 행동을 통제한다.
조직에서의 의사소통의 유형
의사소통은 조직구조를 중심으로 하여 구성원 간의 공식적 관계를 기초로 하는 공식적 의사소통과 비공식적 관계를 토대로 이루어지는 비공식적 의사소통으로 구분할 수 있다.
공식적 의사소통
공식적 의사소통은 상위자와 하위자 간에 행해지는 구두, 문서, 정보시스템 등 여러 형태를 가지는 의사전달로서 기본적인 조직의 구조에 의해 결정되는 공식적인 관계를 바탕으로 이루어지며 하향적 의사소통, 상향적 의사소통, 수평적 의사소통, 대각선식 의사소통의 네 가지로 구분된다.
하향적 의사소통은 정보의 흐름이 상위자로부터 하위자에게 전달되는 경우를 말한다. 이는 명확성, 적합성, 일관성 및 적시성이 요구되며, 그 경로 내지 수단으로는 명령계통, 포스터나 게시판, 사내보, 규정 절차서, 직무상의 지시문, 사내 방송 등이 있다. 하향적 의사소통은 구체적인 직무상 의 지시나 작업 내용을 이해시키고, 작업 절차에 관한 정보를 제공한다. 또한 부하의 업적을 피드백하고 사명감을 고취시키는 것을 목적으로 한다.
상향적 의사소통은 하위자로부터 상위자에게 전달되는 것을 말한다. 상향적 의사소통을 통해 조직은 구성원의 의견 혹은 불평, 불만 등 인간적 욕구를 충족시키며, 특히 그들의 참여의식을 고취시킬 수 있다. 상향적 의사소통으로는 명령계통에 대응하는 보고, 불만 처리절차, 제안제도 등이 있다.
수평적 의사소통은 조직 계층상 동일한 지위에 있는 개인 및 집단 사이 에 이루어지는 정보의 흐름을 말한다. 그 수단으로는 주로 부서 간의 심의, 토의, 회의, 레크리에이션, 회람 등의 형식으로 이루어진다. 수평적 의사소통은 다양한 조직 기능들을 조정하고 통합하는데 필수적이다.
대각선식 의사소통은 조직 내의 여러 기능과 계층을 가로질러 이루어지는 의사소통을 말하며 구성원들이 자신의 기능적 권한 이외의 각 계층의 구성원들과 의사를 소통하는 것이다. 대각선식 의사소통은 하향적, 상향적, 수평적 의사소통 경로를 이용하는 것이 용이치 않거나 유효성이 떨어 질 경우에 사용된다.
비공식적 의사소통
비공식적 의사소통은 개인 간의 접촉 또는 상호작용을 통해 자생적으로 이루어지는 의사소통을 말한다. 비공식적 의사소통은 공식적 의사소통이 가지고 있는 지나친 형식성과 비융통성에서 초래되는 문제점을 보완할 수 있으며, 조직의 목적 발전에 필요한 관련 정보를 신속히 파급시켜 공식적 의사소통 경로를 보완해주는 순기능적 역할을 할 수 있다. 그러나 목적이 상반될 때에는 정보가 오도되어 조직의 목표달성에 장애를 주는 헛소문 등을 퍼뜨리는 역기능을 초래할 수 있다.
조직의 의사소통 활성의 필요성
Damanpour(1991)의 연구에 따르면, 조직 내부의 의사소통이 원활할수록 일반 구성원들의 혁신성향이 높다고 한다. 혁신은 창의적인 아이디어를 바탕으로 하며, 의사소통은 아이디어 후원과 밀접한 관련이 있다.
외부 환경으로부터 문제해결에 필요한 정보를 획득하고, 조직 내부에서 필요로 하는 정보를 공유함으로써 새롭고 유용한 아이디어를 얻을 수 있 다. 조직구성원들은 조직 내 커뮤니케이션이 원활하다고 생각할수록 조직 의 성과가 높다고 인식하고 있으며, 집단 내 상하 간 또는 동료 간 커뮤니케이션보다 집단 간 또는 계층 간 커뮤니케이션에 만족할수록 조직의 성과가 높다고 인식하고 있다.
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