분야
hwp2. 사무 환경 관리
3. 전화 응대
4. 회의 준비 및 운영
5. 출장 준비 및 사후 관리
6. 문서 관리
7. 우편물 관리
8. 경조사 행사 조치
9. 상사의 건강관리
10. 주요 일정 및 업무(출납 업무 관련)
11. 회사 직원 인적 사항
12. 별첨(거래처 전화번호)
4.1) 상사가 주재하는 경우 아래 사항을 상사에게 확인 받는다.
- 회의 날짜와 시간, 소요시간
- 장소 (회의형태 및 참석인원에 따라 달라진다.)
- 참석대상자
- 회의 의제와 내용
- 회의의 목적
- 회의 진행 방법
- 참석자들이 미리 준비할 사항은 없는가?
- 회의 자료는 어떻게 누가 준비할 것인가?
● 회의실을 예약하고 회의가 있음을 참석자들에게 알리고 만약 불참자가 있을 경우 미리 상사에게 알려 대리참석의 여부를 확인 받는다.
4.2) 회의 시작 10분전까지 비서가 완료해야 할 사항
- 회의실 상태 (온도, 조명, 좌석 수, 기기작동 여부)
- 필요한 경우 미리 차와 음료를 준비해 둔다.
- 회의 자료의 배포 여부
- 참석자들의 참석여부 재확인
4.3) 회의 중 비서의 업무처리
- 회의가 길어질 경우 다른 일정에 피해가 가지 않도록 상사에게 현재 시각과 다음 일정을 환기시켜 드린다.
- 회의 참석자에게 급히 연락할 사항이 있다면 메모를 전달한다.
- 필요하다면 다음 일정을 미리 조정해 둠으로써 면담 자나 다른 회의 참석자들이 무작정 기다리지 않도록 한다.