[사무관리실무] 문서의 정리 및 폐기
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분야
hwp2. 문서의 편철
3. 문서의 보관
4. 문서의 보존
5. 문서의 폐기
1) 문서정리의 의의
- 문서를 일정한 기준에 따라 분류, 편철하고 보관보존하며 불필요한 문서를 적시에 폐기하 는 것 등을 말함
- 문서정리의 내용
* 문서의 보관 : 문서철은 처리가 끝난 날이 속하는 연도의 말일가지 처리과의 서류보관함 에 보관
* 문서의 정리 및 편철 : 보관중인 문서철에서 참고자료 등 보존이 불필요한 문서는 폐기 한 다음 보존, 활용할 문서를 묶어 문서철을 만든다.
* 문서의 보존 : 문서의 편철이 끝난 문서는 보존문서기록대장(규칙 제16호서식)에 등록하 고 처리과에서 3년간 보존
* 문서의 인계 처리과의 보존기간이 끝난 문서는 보존문서인계, 이관서(규칙 제18호서식) 를 작성하여 문서과에 인계
* 문서의 이관 : 문서과는 보존문서 중 영구문서는 10년간 보존한 후 보존문서 인계․이관 서를 작성하여 정부기록보관소에 이관
* 문서의 폐기 : 처리과 및 문서과는 보존기간이 만료된 문서를 폐기
【보존문서 인계․이관서 : 별지 제18호서식】
기관(부서)명 :
일련번호
보존기간
생산연도
문서철
비고
분류번호
제목
받은날짜
받은사람
소속 : 직급 : 성명 :
2. 문서의 편철
1) 의의
- 처리가 끝난 문서를 기능 및 보존기간 등에 따라 분류하여 일정한 분량으로 묶는 것
- 문서가 묶어진 것을 문서철이라 하며 같은 문서철에 묶여진 문서는 보관에서 폐기에 이 르기까지 전체로서 동일하게 취급되는 것이 보통
2) 문서편철의 필요성
- 문서를 경영활동에 잘 활용하기 위해서 문서의 분류, 보관이 체계적으로 되어 있어야 한 다.
- 시간과 장소를 절약하면서 효율적으로 문서를 활용하려면 문서의 정리, 보관이 파일링 시스템에 따라 체계적으로 이루어져야 함
3) 편철요령
- 처리가 끝난 문서는 문서철에 완결일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 묶는다
- 수 개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서