분야
hwp1. 정보관리체계의 개념
2. 정보관리체계의 목적
3. 정보관리체계의 유형
4. 정보관리체계 설계 단계
5. 현황
6. 사회복지조직 정보관리체계개발을 위한 과제
1. 정보관리체계의 개념
① 자료, 정보, 지식의 개념
정보관리체계의 개념을 정의하기에 앞서, 정보체계에서 가장 기초적이고 빈번하게 다루어지는 관련 용어에 대해 생각해볼 필요가 있다. 정보체계를 논의하는데 있어서 핵심이 되는 용어에는 자료(Data), 정보(Information), 지식(Knowledge) 등이 있다.
자료란, 그 자체로는 의미를 갖지 않는 단순한 숫자나 숫자들의 조합이라고 할 수 있다(황성철 외 4, 2009). 예를 들어 ‘139774’라는 숫자를 보면, 단지 이것이 숫자라는 것만 알 수 있을 뿐 어떠한 특정한 의미를 찾아볼 수는 없다. 이는 하나의 자료에 불과하다.
정보는 자료의 개념을 뛰어넘은 것으로, 그 자체로서 의미를 갖지 못하는 자료들이 자료 자체로서 특정한 의미를 가질 수 있도록 조직화된 것을 말한다. 앞서 예를 들었던 ‘139774’라는 숫자를 다시 생각해볼 때, 만약 이 숫자들이 아무 의미 없이 나열된 숫자가 아니라 하나의 우편번호를 의미한다고 하면 ‘서울여자대학교’의 우편번호라는 것을 알 수 있다. 이렇게 되면, ‘139774’는 더 이상 그 자체로 의미를 갖지 못하는 단순한 자료가 아니라 하나의 정보로서 역할을 할 수 있는 것이다.
마지막으로 지식은 특정한 대상의 실체에 대한 설명을 제공할 수 있고, 특정관계를 보여줄 수 있는 정보를 의미한다(황성철 외 4, 2009). ‘139774’라는 숫자가 서울여자대학교의 우편번호를 의미한다는 정보라고 했을 때, 서울여자대학교는 기독교정신에 입각하여 설립된 서울소재 사립대학교중 하나로, 지, 덕, 술을 갖춘 여성지도자 양성을 목표로 한다는 것을 연상할 수 있다. 이렇게 특정 대상의 실체에 대한 설명과 이해를 가능하게 하는 것이 지식이라고 할 수 있다.
자료, 정보, 지식, 이 세 가지 용어는 때로는 혼동되어 사용되기도 하며, 세 용어 중 ‘정보’라는 용어가 가장 빈번하게 사용되고 있다.
② 정보관리체계의 개념
정보관리체계(Information Management System)는 다른 말로 관리정보체계(MIS : Management Information System)라고도 불린다. 정보관리체계의 개념은 광의와 협의의 개념으로 나누어 살펴볼 수 있다.
먼저 광의의 의미로서의 정보관리체계란, 포괄적인 개념으로 사람과 절차, 기술의 집합체라고 할 수 있다. 다양한 자료와 정보를 모으고 그것을 처리하는 과정을 강화하여 그 결과물들을 활용하기 위한 전반적인 단계를 의미하며, 비공식적일 수 있고 반드시 전산 시스템의 응용을 필요로 하지 않는다. 예를 들어, 회의나 회식, 직원들 간 대화, 다양한 의사소통 등을 통해서 정보수집 및 교류가 이루어진 경우 이를 광의의 의미로서 정보관리체계라 할 수 있다.
협의의 의미로서의 정보관리체계란, 효과적이고 효율적인 조직 관리를 위해 전산화된 업무환경에서 정보처리기술을 응용하는 것을 말한다. 여기서 전산화란, 컴퓨터를 활용하여 자료를 수집하고 정리하는 것이다. 정보관리에 있어 전산화가 기여한 부분은 상당하다. 전산화된 시스템은 수동 작업들을 자동화된 작업환경으로 바꾸어주며, 그로 인한 비용 절감효과를 유발하고 서비스 인력과 자원들을 보다 직접적인 서비스에 충실하게 해준다. 이 때, 정보관리체계의 개념과 전산화의 개념을 혼동하지 않도록 유의해야 한다. 전산화가 컴퓨터를 이용해 자동적으로 자료를 수집하고 정리하는 것이라면, 정보관리체계는 조직의 목적 및 목표, 그리고 조직의 성과에 초점을 두고 위와 같은 전산화를 활용하는 방법에 관한 것이라 할 수 있다.