그러나 사회복지실천에서 기록의 본질적 기능은 사회복지사가 클라이언트에 서비스를 제공하는 과정에서 취해진 전문적 의사결정, 그 근거, 내용, 결과를 기록하는 데 있으므로 사회복지실천기록은 클라이언트의 상황을 확인하기 위한 탐색단계, 서비스 형성단계, 서비스 실행단계, 서비스 종결단계 등 각 단계마다 이루어져야 한다.
뿐만 아니라 기록은 시간이 경과됨에 따라 지속적으로 문서화되어야 한다.
좋은 기록은 좋은 사회복지실천의 일부가 되며, 책무성, 효율성으로 보다 나은 서비스를 제공, 사회복지사나 클라이언트에게도 성장할 수 있는 기회제공
1. 기록의 목적과 활용
기록은 효과적 사회복지실천 활동의 일부가 되기 때문에 기록이 사회복지실천에서 어떠한 목적으로 활용되는지 구체적으로 살펴볼 필요가 있다.
여기서 Kagles가 10가지로 wilson이 13가지로 나누어 설명하고 있는 것을 통합하여 8가지로 나누어 살펴본다
1) 사회복지실천 활동의 문서화
사회복지실천에서 사회복지사는 사례의 개시부터 종결까지 클라이언트에 관해서, 클라이언트에게 제공되는 서비스의 내용과 과정, 목표달성에 있어서의 성과 등을 기록으로 남겨서 문서화 한다
문서화된 정보는 사회복지기관이 약속한 프로그램 및 정책적 지침을 실제로 행하고 있다는 것을 보여주며, 사회복지 프로그램에 대한 재정자원을 정당화해 주고, 사회복지사 자신도 전문적 활동을 입증할 수 있는 자료가 되고, 법정에서 사회복지사의 증언을 증명하는 데 활용될 수 있다.

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