공기록 생산의 규제
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hwp공기록 생산의 규제
기록의 생산은 ⒧ 정부기관의 기능의 간소화 ⑵ 업무과정의 간소화(work process) ⑶ 기록절차의 간소화를 통해 감량될 수 있다. 기록의 생산은, 상부에서의 조직과 계획에 관한 결정과 하부에서의 일상적인 시행으로 널리 행해지는 절차의 모든 영역에 걸쳐서 행사되는 영향력들에 의해 좌우되기 때문에 ⒧ 기관의 계획을 공식화하고 집행할 책임이 있는 수뇌급 관료 ⑵ 부서관리의 광범위한 분야에서 전문가인 공무원 ⑶ 전문화된 기록관(record officers)과 관련된다. 이들은 시행의 간소화를 위해 함께 작업해야 한다.
1. 정부기능의 간소화
불필요한 기록이 만들어지고 보존되는 기본적인 원인은 현대정부의 규모와 활동의 범위, 활동이 이루어지는 방식에서 기인되지만 이것은 정부가 관여해야 할 사회적, 경제적, 기타 문제에 의해 결정되므로 우리의 직접적인 관심사가 아니다. 정부계획의 범위는 단지 실행을 위한 대행자인 공무원들에 의해 규제될 수 없으나, 계획이 실행되는 방식은 또 다른 문제이다. 정부기관의 기능은 간소화 될 수 있으며 이것은 공기록의 양을 줄이는 하나의 방법이 된다.
정부의 기구는 평상시와 비상시를 막론하고 복잡성이 증대되기 때문에, 정부기구를 주의 깊게 관찰하고 그 기능을 다시 간소화할 필요가 있다. 최근에 미국에서 정부의 행정지부들의 재조직에 관한 “후버위원회(Hoover Commission)”가 연방기관들의 조직과 기능에 대해 포괄적인 연구를 실시하였다. 일반회계국이 회계감사를 하는 상황에서 감사서류를 중앙의 한 지점으로 송부할 필요를 없앤 현장(on-site) 회계감사 프로그램(audit program)을 제안하여 재정과 회계의 방법이 간소화표준화 되었으며, 그에 관한 기록은 양적으로 크게 감소하였다.
2. 업무과정의 간소화
작업과정은 필요이상으로 훨씬 복잡하다. 정부기관에 특정한 책임이 할당되었을 때, 처음에는 그것을 수행하는 방법에 대해 주의를 기울이지 않아 잘못된 작업방법이 개발되기 쉽다. 따라서 특정한 행정적 시행에 포함된 단계들을 분석하는 것이 필요하다. 행정적인 연속선상에 있는 각 단계는 특정한 시정의 달성에 긍정적으로 기여해야 하며, 분석되어야 한다. 분석은 공공행정 분야의 관리전문가(management specialists)가 행해진 여러 단계를 보여주는 작업순서도(flow charts)를 사용한다. 이러한 도표는 시행방법, 변경가능 여부 등을 시각적으로 보여주며, 예상되는 변경도 또한 작업순서도에 그림으로 나타낼 수 있다. 그들은 업무방법들을 분석함으로써 절차를 간소화할 수 있고, 전문용어를 사용한다면 “절차를 능률화(streamline)”할 수 있다. 이 작업이 성공한다면 기록의 생산은 자동적으로 감소되는데, 그 이유는 기록이란 행정적인 활동의 부산물이며, 기록의 생산 자체가 목적이 아니기 때문이다.
사례로는 부동산 토지소유권 등록체계가 있다.(호주) 원래 영국의 양도증명서법이 준수되었는데, 토지의 소유권은 칙허증서로 시작되었고, 토지소유권의 계승은 연속해서 쌓이는 양도증서 서류들에 의해서 입증되었다. 그러나 R. R. 토렌스경(Sir R. R. Torrens, 1814~84)의 노력으로 복잡한 체계가 토지소유권 등록(land title registration)체계로 대체되어 1857년 부동산법령(Real Property Act)속에 구현되었다. 그 결과로 소유권이 유래된 문서를 찾을 필요가 없어졌고, 단일 문서에 등록되었으며 그 후 모든 소유권 변동은 같은 문서 위에 기록되었다. 이 체계는 호주, 뉴질랜드, 캐나다 등에 채택되었다.
3. 기록절차의 간소화
기록절차의 유형은 생산된 기록의 양과 특별한 관계가 있는데, ⒧ 반복적이거나 일상적인 행위(action)를 수행하기 위한 목적으로 한 기록의 생산 ⑵ 기록의 배포 및 파일링(filing, 편철)과 관련이 있다.
⒧ 일상적이거나 반복적인 활동에 관한 기록은 보통 표준화된 성격(standardized character)을 띤다. 대규모 정부(미국의 연방정부)의 대부분의 기록은 형식과 내용에서 표준화된 성질을 가지며, 여기에는 보고서, 명령, 서신 및 부서관리활동, 통계일정, 도표 등에서 사용된 많은 서식, 개인이나 법인체와 관련하여 사용된 서식용지와 다양한 종류의 문서가 포함될 수 있다.