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분야
hwp2. 문서의 종류
3. 문서의 성립과 효력발생
1. 문서사무의 의의
사무를 신속 정확하게 처리하기 위해 문서처리의 중요성이 증대
1) 문서
⑴ 문서(文書)는 문자, 숫자, 기호 등으로 사람의 의사(意思)나 사물의 양태(樣態), 관계(關係) 등을 기록한 것.
⑵ 종이에 기록한 것뿐만 아니라 돌, 철재, 목재 등에 기록한 것도 문서. 따라서 역사적 유물이나 일반기록물을 영구보존하기 위하여 촬영한 마이크로필름, 디스켓, 테이프 등도 넓은 의미에서의 문서임
2) 문서의 필요성
⑴ 내용이 복잡하여 문서가 없이는 당해 업무의 처리가 곤란할 때
⑵ 사무처리 결과의 증빙자료로서 문서가 필요한 때
⑶ 사무처리의 형식상 또는 체제상 문서의 형식이 필요한 때
⑷ 사무처리에 대한 의사소통이 대화(對話)로 불충분하여 문서(文書)에 의한 의사소통이 필요한 때
⑸ 사무처리의 결과를 일정기간동안 보존할 필요가 있을 때 등
3) 문서의 역할
(1) 전달매체로서의 역할
- 문서란 언어를 글로써 종이 위에 기록해 사람과 사람사이의 사상과 감정을 전달하는 매체
(2) 인간 능력의 한계를 극복하기 위한 역할
- 기억력, 음성의 한계
(3) 완충제로서의 역할
- 문서는 분화된 부서와 부서 간의 정보를 전달하고 업무를 조정하는 완충제의 역할
- 조직체 사이의 업무조정을 원활하게 할 수 있음
4) 문서처리의 원칙
⑴ 즉일(卽日)처리의 원칙 : 문서는 내용 또는 성질에 따라 그 처리기간이나 방법이 다를 수 있으나, 효율적인 업무수행을 위하여 지체없이 처리하는 것이 바람직함.
⑵ 책임처리의 원칙 : 문서는 정해진 사무분장에 따라 각자가 직무의 범위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 신속․정확하게 처리하여야 함.
⑶ 적법성의 원칙 : 문서는 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 함은 물론 권한있는 자에 의하여 작성․처리되어야 함.
(4) 전자처리의 원칙 : 문서의 기안, 검토, 협조, 결재, 등록, 시행, 편철, 보관, 보존, 이관, 접수, 배부, 공람, 검색, 활용 등 문서의 모든 처리 절차가 전자문서 시스템에서 전자적으로 처리되어야 함
5) 문서사무의 기능
(1) 의사의 구체화
- 문서는 특정인의 추상적․주관적 관점을 문자를 통하여 구체화, 일반적으로 조직체의 대부분은 의사결정과정을 거쳐 문서로 구체화
(2) 의사의 전달
- 문서는 개인의 생각이나 감정과 관련된 의사를 다른 사람에게 전달하는 기능
- 문서는 전달범위가 무한